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La matrice di Eisenhower – impara a scegliere

La matrice di Eisenhower prende il nome dal 34 ° presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower, che ha servito in carica dal 1953 al 1961.
Ormai consigliata non solo in ambito business ma anche nella sfera personale.

Le nostre vite sono decisamente troppo impegnate, al punto che spesso ci troviamo con così tanti compiti diversificati da completare che è difficile sapere anche solo da dove cominciare.
Potremmo decidere di affrontare prima quello che ci impegnerà il minor tempo possibile per toglierlo dalla lista, o quello che ci piace di più.
Ma con il passare della giornata, potremmo vedere che non c’è modo di completare tutta la lista di cose da fare (sempre che tu sia abbastanza organizzato da averne una…)
Si tende a dare la priorità sbagliata ai vari “compiti”. Arrivando spesso in affanno e frustrati.
Perché questo?

I motivi sono piuttosto vari, ma tutti radunabili all’interno di pregiudizi cognitivi che impediscono la nostra capacità di gestire il nostro tempo in modo efficace ed efficiente, per esempio:

  • siamo resistenti a chiedere aiuto
  • tendiamo ad assumere grandi compiti quando ci sentiamo ottimisti, proiettando in modo impreciso che continueremo a sentirci in quel modo anche in futuro
  • potremmo avere la tendenza a dedicare troppo tempo a compiti umili perché è più facile avere un’opinione su questioni più semplici che cercare di affrontare quelle complesse.
  • Cerchiamo di arrivare al risultato non valutando i vari imprevisti o puntando solo al ritorno di immagine
  • Senza contare l’implacabile giudice interiore

Con tutti questi vari pregiudizi che ci portano fuori strada, non sorprende che troviamo difficile sapere a cosa dare la priorità. Tuttavia, strumenti come la matrice di Eisenhower possono aiutarci a superare questi pregiudizi classificando razionalmente i nostri compiti per urgenza e importanza.

La matrice di Eisenhower, nota anche come matrice urgente importantescatola di Eisenhower o matrice decisionale di Eisenhower, è un modello frequentemente utilizzato per la gestione del tempo e delle attività. Da un lato, confronta l’urgenza e dall’altro l’importanza degli incarichi e aiuta a dare priorità alle attività.
A prima vista, sembra che la maggior parte dei compiti debba essere eseguita immediatamente, ma osservando attentamente il layout dei quadranti, si scopre presto che nulla potrebbe essere più lontano dalla verità.

La matrice di Eisenhower ha due elementi chiave che a volte mancano in altri strumenti di gestione del tempo.
In primo luogo, richiede di distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante. Questi due termini sono talvolta usati come sinonimi, ma la matrice suggerisce che dovrebbero essere trattati in modo diverso.
In secondo luogo, ha una sezione “elimina“. Mentre la maggior parte degli strumenti di gestione del tempo riguardano tutto ciò che hai fatto, la matrice di Eisenhower si rende conto che in realtà, il modo più efficace per fare le cose è sbarazzarsi di compiti non necessari. Potremmo sentirci produttivi quando facciamo tutto, ma la matrice di Eisenhower ci costringe a porci le domande difficili: ho davvero bisogno di farlo? Questo compito mi aiuterà davvero a raggiungere la mia visione e la mia soddisfazione? Questo compito andrà a beneficio dei miei obiettivi a lungo termine?

Come puoi vedere dall’immagine, la matrice è composta da quattro quadranti; da fare (importante – urgente), programmato (importante – non urgente), delegato (non importante – urgente) ed eliminare (non importante – non urgente).
Determinando se un’attività o un’assegnazione appartiene a uno di questi quadranti di urgenza e importanza, diventa più facile stabilire le priorità, consegnare attività o delegare a un altro o includerlo in un programma.

Ti sei mai trovato a fine giornata con un’insoddisfazione latente e la sensazione di non aver concluso “niente” nonostante tu abbia fatto “mille” cose?
Bene, questo è uno strumento che può esserti molto utile.

Quadrante 1 – Da fare (agisco)

Devi porti queste domande: Deve essere svolto da me personalmente? È importante che io lo faccia? Possono esserci conseguenze se non lo eseguo? L’attività deve davvero essere eseguita oggi, entro poche ore? Se tutte le risposte sono un “sì” vuole dire che il compito è urgente e importante quindi le attività vanno inserite in questo quadrante.
Questo quadrante della matrice di Eisenhower è anche chiamato quadrante dello stress. Questo perché tutti i compiti in quel quadrante possono portare a stress.

Quadrante 2 – Programmato (pianifico)

In questo quadrante della matrice di Eisenhower, ti poni di nuovo la domanda se il compito può essere svolto solo da te personalmente e il livello di urgenza.
Se ti accorgi e che il rinvio è un’opzione, l’attività va inserita in questo quadrante, anche perchè non sarebbe saggio prestare attenzione a questo compito oggi. Se lo fai, incontrerai problemi con le attività che sono già presenti nel primo quadrante.
Le attività nel quadrante 2 devono essere incluse in una pianificazione ma la programmazione non è posticipata; è un accordo che fai con te stesso e con l’ambiente circostante (lavoro/famiglia) per svolgere compiti in ordine di priorità.
Vale la pena creare elenchi di attività chiari basati su un’indicazione temporale onesta e concreta. Ingannare te stesso pensando che un compito che richiederà due ore possa essere svolto in 30 minuti, realtà non è utile.

Quadrante 3 – Delegato (delego)

In questo quadrante ti poni ancora una volta la domanda se il compito che deve essere svolto, fa davvero parte delle tue responsabilità. Se può essere svolto anche da altri, il compito non è così importante per te. Se si scopre che il compito non può aspettare fino a domani, ma deve essere affrontato e svolto oggi, l’urgenza è alta.

Questo è spesso il quadrante più impegnativo quando si tratta di gestione del tempo. Stiamo parlando di assertività. Fino a che punto sei in grado di dire “no”, di non lasciarti guidare da ciò che “devi” fare e di cercare soluzioni alternative? Ricorda che è sufficiente spiegare correttamente che sei a corto di tempo e che hai bisogno che qualcun atro lo svolga al posto tuo, è sempre utile essere il più chiari possibile.

Quadrante 4 – Eliminare (non lo faccio)

Questo quadrante della Matrice di Eisenhower ospita i compiti che non ricadono direttamente sotto la responsabilità di qualcuno e non devono essere svolti nemmeno oggi. È anche chiamato il quadrante di fuga.

Nella maggior parte dei casi, i problemi in questo quadrante si risolvono da soli o possono essere programmati a lungo termine (lascialo, si risolverà da solo). Ed è decisamente un quadrante che dovrebbe essere “riempito” nella sfera personale, perchè molte delle azioni che ci imponiamo servono solo per sottostare a pregiudizi o a far tacere il nostro giudice interiore.

Tocca a te

Che ne pensi? La matrice di Eisenhower è applicabile alla tua vita? Quali sono i tuoi fattori di successo per decidere se un compito è urgente e / o importante?
Metti alla prova questo strumento per un mese, potrebbe diventare la tua carta vincente.

Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante

Dwight D. Eisenhower

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